Digitale Tools für Notfallsituationen

Vergleichsauswertung: Alle betrachteten Tools erfüllen den Grundzweck, im Ernstfall Personen schnell und koordiniert aus der Gefahrenzone zu bringen. Sie unterscheiden sich jedoch in Ausrichtung und Stärken: MultiBel und EVALARM sind stark auf Facility-spezifische Evakuierungen fokussiert und punkten mit Benutzerfreundlichkeit und sofort einsetzbaren Funktionen für interne Notfälle (z. B. Brandalarm, Betriebsunfall). FACT24 und Everbridge haben einen holistischen Krisenmanagement-Ansatz: sie integrieren Evakuierung als einen Baustein in umfassende Notfall- und Resilienzplattformen – ideal für große Organisationen, die komplexe Risiken (IT-Ausfälle, Reisesicherheit, Terrorlagen etc.) zentral managen wollen. Novaalert schließlich vertritt die Kategorie der Alarmserver-Lösungen, die traditionell in sicherheitskritischen Umgebungen (Industrie, Spitälern) eingesetzt werden und maximale Ausfallsicherheit sowie nahtlose Hardware-Anbindung (z. B. an bestehende Haustechnik) bieten.

Im Hinblick auf Features bieten insbesondere MultiBel, EVALARM und novaalert dedizierte Funktionen für die Evakuierungsleitung vor Ort – etwa Markierung geräumter Bereiche, automatische Anwesenheitskontrolle oder Scanner-Funktionen zur Personenerfassung. Globale Plattformen wie Everbridge hingegen glänzen mit standortübergreifender Mitarbeiterlokalisierung und der Integration externer Gefahreninformationen. Integration in bestehende Systeme ist bei allen Lösungen vorgesehen; offene Schnittstellen (APIs) sind heute Standard, doch variieren Umfang und Einfachheit der Kopplung. So hat MultiBel mit seiner DIN-angepassten BMA-Anbindung und API für Notfallknöpfe die klassischen Facility-Systeme im Blick, während Everbridge und F24 stark auf IT-Integration und Datenfeeds setzen (z. B. Einbindung von Reise- und Zugangsdaten). Zuverlässigkeit und Datenschutz genießen bei allen Anbietern höchste Priorität: Marktführer operieren hochverfügbare Rechenzentren in Europa und sind in der Regel ISO-zertifiziert (27001, 22301 etc.). Konkrete Zusagen wie 99,99 % Systemverfügbarkeit und ausschließliche EU-Datenhaltung bei MultiBel zeigen, dass die Einhaltung der DSGVO und deutscher Datenschutzstandards ein zentrales Verkaufsargument ist. Kleinere bzw. ausländische Anbieter ohne inländische Infrastruktur haben es am deutschen Markt schwer, da viele Kunden Wert auf DSGVO-konforme Auftragsdatenverarbeitung legen – was etwa Everbridge durch den Aufbau einer deutschen Cloud und Partnerschaften adressiert hat. Insgesamt ist die Leistungsdichte der Tools hoch; Unterschiede zeigen sich eher in Benutzeroberfläche und Spezialisierung: z. B. bietet EVALARM in der App eine intuitive Alarm-Button-Oberfläche für verschiedene Szenarien, während FACT24 als Webportal mit vielen Modulen eher von geschulten Krisenmanagern bedient wird. In jedem Fall sollten Anwender die konkrete Eignung der Tools für ihre Bedürfnisse prüfen – z. B. hinsichtlich Sprachunterstützung, Offline-Fähigkeit, oder besonderen Funktionen wie der Unterstützung für gehörlose Personen (eine Anforderung, die EVALARM und MultiBel mit optischen Signalgebern erfüllen).

• Büro- und Verwaltungsgebäude: In Büroumgebungen ist die Belegschaft meist relativ IT-affin und mit Smartphones ausgestattet, was die Einführung von Evakuierungs-Apps erleichtert. Digitale Systeme ermöglichen hier vor allem eine schnelle Alarmierung aller Anwesenden – selbst wenn sie sich nicht am Arbeitsplatz aufhalten (z. B. via Smartphone-App in Besprechungsräumen, Kantine, etc.). Zudem können sie die oftmals wechselnde Anwesenheit (z. B. bei Hybrid Work oder flexiblen Arbeitsplätzen) abbilden. Eine Herausforderung ist die Berücksichtigung von Besuchern und Fremddienstleistern in Verwaltungsgebäuden. Hier leisten Tools mit Besucherregistrierung und digitalem Einchecken wertvolle Dienste: Ist das Evakuierungssystem an das Besuchermanagement gekoppelt, weiß der Evakuierungsleiter sofort, welche Gäste sich im Gebäude befinden. Ein Beispiel ist die Safety+ Evakuierungsfunktion von SignInApp, die es erlaubt, per Smartphone-Liste in Echtzeit abzugleichen, ob alle Besucher und Mitarbeiter einen Sammelpunkt erreicht haben. In modernen Bürokomplexen können digitale Lösungen zudem standortübergreifend eingesetzt werden – z. B. für Firmen mit mehreren Filialen oder Campus-Strukturen: Mitarbeiter in verschiedenen Gebäuden lassen sich gleichzeitig alarmieren, und zentral kann dennoch je Gebäude der Räumungsstatus verfolgt werden. Hier zeigt sich der Vorteil cloudbasierter Systeme, die nicht an einen einzelnen Brandmelde- oder Hausalarm gebunden sind.

• Industrie und Produktionsstätten: Fertigungsbetriebe stellen besondere Anforderungen. Oft gibt es weitläufige Anlagen mit mehreren Zugängen, verschiedene Schichtteams und zahlreiche externe Auftragnehmer auf dem Gelände. Hinzu kommt das Vorhandensein von Gefahrstoffen oder Maschinen, was eine geordnete Evakuierung erschwert. Digitale Evakuierungstools können hier ihre Stärken ausspielen, indem sie eine sofortige Übersicht aller anwesenden Personen liefern und kritische Bereiche kenntlich machen. So lassen sich in modernen Systemen Bereiche mit gefährlichen Stoffen oder Prozessen in der Evakuierungs-App hervorheben, was Einsatzkräften ermöglicht, diese Zonen prioritär und mit angepassten Anweisungen zu räumen. Ein weiterer Vorteil in Industrieanlagen ist die robuste Multikanal-Alarmierung: laute Umgebungen erfordern oft optische Signale (Blinklichter, Anzeigen) zusätzlich zu Sirenen. Lösungen wie MultiBel ermöglichen die Integration mobiler Blitzleuchten über das 4G-Netz, um in Hallen mit hohem Lärmpegel oder gegenüber Gehörgeschädigten wirksam alarmieren zu können. Außerdem spielt die Musterung (Vollzähligkeit) nach Evakuierung eine große Rolle: Digitale Systeme mit RFID-/QR-Scan oder App-Check-in erlauben hier ein schnelleres Erfassen der evakuierten Mitarbeiter im Sammelgebiet als analoge Namenslisten. Insgesamt zeigen Praxiserfahrungen, dass Evakuierungen in der Industrie durch digitale Helfer deutlich beschleunigt und sicherer werden – insbesondere, weil Einsatzleitungen in Echtzeit erkennen, ob z. B. noch Personen in einem bestimmten Gefahrenbereich fehlen.

• Krankenhäuser, Pflegeheime und Gesundheitswesen: In Einrichtungen des Gesundheitssektors steht die Patientensicherheit an erster Stelle. Evakuierungen sind hier besonders komplex, da viele Personen eingeschränkte Mobilität haben (Intensivpatienten, Rollstuhlfahrer, bettlägerige Bewohner) und nicht selbstständig flüchten können. Digitale Tools können in solchen Umgebungen unterstützen, indem sie detaillierte Evakuierungspläne hinterlegen (z. B. alternative Wege für Betten) und eine Priorisierung vornehmen. Wichtig ist die Möglichkeit, Teilräumungen zu koordinieren – etwa Station für Station, um gefährdete Bereiche zuerst zu leeren. Einige Systeme erlauben eine bereichsweise Alarmierung: z. B. EVALARM kann “sequentielle Entfluchtung” umsetzen, indem zunächst die betroffene Ebene und angrenzende Ebenen alarmiert werden, nicht aber das gesamte Krankenhaus auf einmal. Ebenso hilfreich ist die Integration in bestehende Krankenhaus-Notfallpläne (z. B. KAEP – Krankenhausalarm- und Einsatzplanung): moderne Alarmierungssoftware lässt sich so konfigurieren, dass sie exakt den in KAEP definierten Ablauf triggert – etwa Alarmierung des hausinternen Kodierteams, dann Evakuierungshelfer, dann ggf. externe Rettungskräfte. Ein weiterer Aspekt ist die Gerätetracking: In hektischen Evakuierungssituationen müssen auch medizinische Geräte oder Medikamente mitgenommen werden. Einige Kliniken nutzen IoT-Ortungssysteme, die in Notfall-Apps integriert sind, um z. B. rollbare Beatmungsgeräte schnell aufzufinden. Schließlich ist zu bedenken, dass Krankenhausareale oft aus mehreren Gebäuden bestehen (Klinikcampus). Digital vernetzte Alarmierungstools erlauben hier eine koordinierte, bereichsübergreifende Steuerung – etwa dass im Bedarfsfall benachbarte Gebäude gewarnt werden, Patienten aber intern verlegt statt nach draußen evakuiert werden (horizontaler vs. vertikaler Evakuierungsablauf). Erste Erfahrungen zeigen, dass der Einsatz digitaler Evakuierungshelfer in Krankenhäusern die Reaktionszeit verkürzt und die Übersicht verbessert: Ein Facility Manager kann per Dashboard sofort sehen, welche Stationen schon geräumt sind und wo noch Unterstützung nötig ist. Allerdings bleibt die Schulung des Personals hier ein Schlüsselfaktor, da nicht alle Mitarbeiter routiniert mit Apps umgehen (insbesondere in Pflegeheimen mit älterem Personal).

• Schulen, Hochschulen und öffentliche Gebäude: Bildungseinrichtungen stehen vor der Herausforderung, sehr heterogene Personengruppen zu schützen – Kinder, Jugendliche oder Studierende einerseits, Lehrkräfte und Besucher andererseits. Evakuierungen erfolgen oft im Klassenverband, was Disziplin erfordert. Digitale Tools können hier vor allem die Kommunikation und Übersicht verbessern: In Schulen fehlt es in Notfällen manchmal an Klarheit, ob alle Klassen vollständig am Sammelplatz angekommen sind. Eine mobile App, in der Lehrkräfte ihre Klasse als „vollständig evakuiert“ markieren (ggf. mit automatischer Anzeige fehlender Schüler), kann wertvolle Sekunden sparen und Verwirrung vermeiden. In großen Schulkomplexen oder Universitätscampus kommen hinzu, dass mehrere Gebäude koordiniert werden müssen – digitale Systeme mit Bereichsübersicht und Echtzeit-Belegungsdaten sind hierfür prädestiniert. So konnte z. B. ein College in England mithilfe eines digitalen Systems den Aufenthaltsort von über 10.000 Studierenden im Notfall im Blick behalten und die Evakuierung effizient steuern. Ein spezifischer Vorteil von Apps in Schulen ist zudem die Möglichkeit der stille Alarmierung bei sensiblen Szenarien (Amoklauf, externer Gefahr). Anstatt laute Sirenen auszulösen, kann ein stiller Alarm per Nachricht an Lehrer gesendet werden, mit Instruktionen z. B. zum Lockdown (Einschließen der Klassenräume) – etwas, das in der heutigen Zeit leider zum Evakuierungskonzept dazugehört. Öffentliche Gebäude wie Bibliotheken, Museen oder Behörden ähneln in manchen Aspekten dem Schulbetrieb: Viele wechselnde Besucher, die im Alarmfall angeleitet werden müssen. Hier bewähren sich multilinguale Warnmeldungen und gut sichtbare Wegeleitung. Moderne Systeme können etwa QR-Codes an Notausgängen nutzen: Scannt ein Evakuierungshelfer diesen Code mit der App, wird automatisch an die Leitstelle gemeldet, dass dieser Ausgang kontrolliert wurde – dies erhöht die Transparenz beim Räumen großer, unübersichtlicher Gebäude (z. B. Museumsgebäude mit vielen Sälen).

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass digitale Evakuierungstools in jeder Branche Mehrwert bieten, aber jeweils unterschiedlich zum Tragen kommen. In hochkomplexen Umgebungen (Industrie, Klinik, Campus) sind vor allem die Echtzeit-Daten und Integrationsmöglichkeiten entscheidend, um den Überblick zu behalten. In verhältnismäßig einfachen Strukturen (Büro, kleinere Schulen) steht der Gewinn an Geschwindigkeit und Klarheit im Fokus – z. B. Alarmierung aller Anwesenden binnen Sekunden und klare Rückmeldungen statt mündlicher Durchrufe. Wichtig ist, dass das gewählte System an die spezifischen Bedürfnisse der Einrichtung angepasst wird (oder anpassbar ist). So empfehlen Experten, vor Einführung die Gefährdungsbeurteilung branchenspezifisch zu betrachten und ggf. den Anbieter zu wählen, der passende Referenzen in ähnlichen Einrichtungen vorweisen kann.

• Planungsphase & Systemeinbindung: Bereits bei der Erstellung oder Aktualisierung des Evakuierungskonzepts sollte das digitale Werkzeug berücksichtigt werden. Das beginnt mit scheinbar trivialen Fragen: Welche Alarmszenarien gibt es und wie werden sie im System hinterlegt? Wer hat welche Rolle in der App (Evakuierungsleiter, Helfer, allgemeine Empfangende)? Es ist sinnvoll, gemeinsam mit dem Anbieter Alarmierungs-Szenarien vorzudefinieren, die den hauseigenen Notfallplänen entsprechen. In der Software können oft unbegrenzt viele Szenarien angelegt werden – z. B. „Feuer im Gebäude A“, „Chemieunfall Produktionshalle“, „Bombendrohung Standort X“ –, jeweils mit spezifischen Empfängergruppen und Anweisungen. Diese sollten mit den schriftlichen Alarmplänen konsistent sein. Weiterhin ist die technische Integration essenziell: Hier gilt es, Schnittstellen zu nutzen, damit das digitale Tool mit der bestehenden Alarm-Infrastruktur interagiert. Zum Beispiel kann eine Kopplung mit der Brandmeldezentrale sicherstellen, dass ein ausgelöster Feueralarm automatisch die Evakuierungs-App aktiviert. Ebenso sollte geprüft werden, ob bestehende Haustechnik (Sirenen, Lautsprecher, Durchsagesysteme) vom neuen System mitgenutzt werden kann – viele Anbieter offerieren hier API- oder Hardware-Module. Ein integraler Bestandteil der Planung ist auch die Datenpflege: Die Wirksamkeit eines Alarmierungssystems hängt davon ab, dass aktuelle Kontaktdaten und Anwesenheiten vorliegen. Daher muss organisatorisch festgelegt werden, wie Mitarbeiter- und Besucherdaten in das System kommen und aktuell gehalten werden (z. B. Anbindung an HR-System, regelmäßiger Import aus dem Besuchersystem).

• Schulung und Übungen (Simulation): Die Einführung eines digitalen Evakuierungstools erfordert intensive Schulung der Beteiligten. Alle Mitarbeiter sollten über die Funktionsweise informiert und – je nach Rolle – praktisch trainiert werden (z. B. wie gebe ich in der App eine Rückmeldung oder wie bedienen Evakuierungshelfer die Zusatzfunktionen?). Für Evakuierungshelfer und -leiter empfiehlt es sich, regelmäßige Trainings mit der echten App durchzuführen, damit im Ernstfall Routine besteht. Bewährt hat sich auch, die jährlichen bzw. zweijährlichen Evakuierungsübungen konsequent mit Unterstützung der digitalen Lösung abzuhalten. Viele Apps bieten einen Übungsmodus: So können z. B. in EVALARM Übungsszenarien ausgelöst werden, die klar als Drill gekennzeichnet sind, oder MultiBel erlaubt es, in der App einen Alarm explizit als „Probealarm“ zu markieren, um die Mitarbeiter nicht zu erschrecken. Während der Übung können alle Funktionen getestet werden – etwa ob Quittierungen eintreffen, ob die Evakuierungshelfer via App alle Räume kontrolliert haben usw. Die ASR A2.3 fordert, auf Basis der Flucht- und Rettungspläne regelmäßig Evakuierungsübungen durchzuführen und gibt als bewährten Richtwert einen Turnus von 2 bis 5 Jahren an. Digitale Systeme ermöglichen es, solche Übungen noch realitätsnäher zu gestalten: Beispielsweise kann man simulieren, dass ein Ausgang blockiert ist, und die App weist dann dynamisch auf alternative Routen hin. Wichtig ist, die Mitarbeiter durch Übungen mit dem Tool vertraut zu machen – nur so nutzen sie im Ernstfall alle Möglichkeiten. Studien zeigen, dass regelmäßige Übungen mit digitalen Helfern das Sicherheitsbewusstsein steigern und Abläufe verbessern. Deshalb sollte im Evakuierungskonzept festgeschrieben sein, in welchem Turnus und Umfang das Zusammenspiel von Mensch und App geprobt wird.

• Echtzeit-Einsatz & Koordination: Im akuten Notfall entfaltet das digitale Tool seinen größten Nutzen. Hier gilt es, gewisse Integrationsprinzipien zu beachten, damit die App die bestehenden Prozesse ergänzt und nicht stört. Ein Leitgedanke ist die Multi-Channel-Strategie: Das System sollte parallel zu eventuellen vorhandenen Alarmmitteln laufen (also z. B. Sirenenalarm und App-Alarm). Dadurch wird sichergestellt, dass wirklich jeder erreicht wird. Eine kluge Integration ist auch die Verwendung von vordefinierten Meldetexten: Diese sollten in Abstimmung mit der Notfallorganisation erstellt werden, damit sie klar und handlungsorientiert sind (z. B. „Verlassen Sie sofort das Gebäude X über die markierten Fluchtwege zum Sammelplatz Y“). Moderne Apps erlauben das Hinterlegen solcher Texte pro Szenario, oft sogar mehrsprachig. Im Ernstfall läuft die Koordination idealerweise wie folgt ab: Die erste Meldung (Alarm) erfolgt automatisiert oder per Knopfdruck und erreicht alle Zielpersonen binnen Sekunden. Dann greifen Rückmelde- und Kommunikationsfunktionen: Die Evakuierungshelfer melden über die App, wenn ihr Bereich geräumt ist, oder fordern Verstärkung an, falls jemand Hilfe braucht. Das Notfallteam kann in einer Chat-Gruppe oder Telefonkonferenz in der App die Lage besprechen. Dabei sollte die App nicht isoliert betrachtet werden: Oft ist parallel Funkverkehr oder face-to-face Kommunikation im Gange – digitale Tools bieten hier eher eine zusätzliche Lageebene. Eine gute Strategie ist, dass der Evakuierungsleiter in der Leitstelle (oder am Sammelpunkt) das zentrale Dashboard überwacht, während die Helfer vor Ort ihre mobilen Geräte nutzen. So fließen alle Infos in Echtzeit zusammen. Die Verknüpfung mit externen Kräften (Feuerwehr, Polizei) kann ebenfalls profitieren: Einige Systeme erlauben, einen externen Account für die Feuerwehr bereitzustellen, damit diese live sieht, ob z. B. noch Personen vermisst werden. Insgesamt sollte im Evakuierungskonzept festgelegt sein, wer die App während des Notfalls bedient und welche Entscheidungen evtl. automatisiert getroffen werden. Die Erfahrung zeigt, dass klare Verantwortlichkeiten (z. B. „Security-Leiter gibt Entwarnung in der App nach Rücksprache mit Einsatzleitung“) wichtig sind, um Chaos zu vermeiden.

• Nachbereitung & Auswertung: Ein oft unterschätzter Teil der Integration ist die Post-Einsatz-Phase. Digitale Tools protokollieren alle Ereignisse sekundengenau: Wer hat wann den Alarm ausgelöst, welche Meldungen wurden verschickt, wer hat (nicht) quittiert, wann galt welcher Bereich als geräumt usw. Diese Fülle an Daten ist für die Verbesserung der Evakuierungsprozesse Gold wert. Daher sollte das Reporting-Modul der Anwendung aktiv genutzt werden. In vielen Systemen lassen sich sofort im Anschluss Berichte abrufen oder exportieren. Best Practice ist, nach jeder Übung und jedem Ernstfall eine Nachbesprechung zu halten, bei der diese digitalen Logs gemeinsam analysiert werden. Dabei kann man z. B. feststellen, dass ein bestimmter Mitarbeiter keinen Alarm erhalten hat (vielleicht weil die Kontaktdaten fehlten oder das Handy aus war) – solche Lücken gilt es zu schließen. Auch Reaktionszeiten lassen sich messen: MultiBel etwa ermöglicht die Auswertung der Eintreffzeitpunkte der Helfer, was zeigt, wie schnell das Notfallteam vor Ort war. Diese Informationen fließen idealerweise zurück in die Überarbeitung der Pläne: Wenn z. B. auffällt, dass ein Sammelplatz ungünstig gewählt war (weil laut Protokoll einige Personen Umwege nehmen mussten), kann man das Konzept anpassen. Digitale Tools erleichtern auch die Dokumentation gegenüber Aufsichtsbehörden oder der Unfallversicherung. Laut Arbeitsschutzregeln müssen Evakuierungsübungen dokumentiert werden; hier kann ein automatisch generierter Evakuierungsbericht (mit Zeitstempeln und Vollständigkeitsnachweis) als Anhang dienen. Insgesamt fördert die konsequente Nachbereitung mit Hilfe der App-Daten eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Notfallmanagement.

Zusammengefasst ist die Integration digitaler Evakuierungstools kein einmaliger Akt, sondern ein kontinuierlicher Prozess: Von der Implementierung in technische Systeme, über Schulung und regelmäßige Übungen, bis zur fortlaufenden Optimierung der Abläufe. Organisationen, die diese ganzheitliche Sicht einnehmen, erzielen den größten Nutzen aus den digitalen Helfern.

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Das ArbSchG verpflichtet Arbeitgeber, für Notfälle vorzusorgen. Konkret fordert §10 ArbSchG, dass der Arbeitgeber Mitarbeiter zu benennen hat, “die Aufgaben der Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung der Beschäftigten übernehmen”. Das bedeutet, es müssen Evakuierungshelfer im Betrieb bestellt und ausgebildet werden. Digitale Tools ersetzen diese Helfer nicht, können sie aber unterstützen. Wichtig: Die Nutzung einer Evakuierungs-App entbindet nicht von der Pflicht, ausreichend Evakuierungshelfer vorzuhalten – vielmehr kann sie deren Zusammenarbeit verbessern (z. B. durch bessere Kommunikation). ArbSchG §10 verlangt außerdem regelmäßige Übungen, um die Funktionsfähigkeit der Notfallmaßnahmen sicherzustellen – was wiederum mit digitalen Systemen gut dokumentiert und umgesetzt werden kann.

• DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention: Diese Unfallverhütungsvorschrift der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung konkretisiert die Pflichten des Arbeitgebers. In §22 DGUV V1 wird auf ArbSchG §10 verwiesen und ausgeführt, dass der Unternehmer die erforderlichen Maßnahmen zu treffen hat, insbesondere für den Fall von Bränden und sonstigen gefährlichen Störungen im Betriebsablauf. Praktisch bedeutet das das Vorhandensein eines Alarmplans, eines Räumungskonzepts und der technischen Mittel zur Alarmierung. Digitale Alarmierungssysteme können als solche “erforderlichen Maßnahmen” angesehen werden, sofern sie zuverlässig funktionieren. Wichtig ist hier die Wirksamkeit: Die DGUV fordert, dass alle anwesenden Personen erreicht werden und sicher ins Freie gelangen können. Entsprechend müssen digitale Systeme so ausgewählt und betrieben werden, dass wirklich niemand vergessen wird (z. B. auch Reinigungspersonal nachts – das kann durch automatische Anwesenheitskontrolle geprüft werden). DGUV Information 205-033 (2019) gibt weitere Empfehlungen zu Alarmierung und Evakuierung und nennt z. B. Checklisten, wie ein Alarmierungssystem gestaltet sein soll (Redundanz, akustische Signale mit fast überall hörbarer Lautstärke etc.). Bei der Einführung eines digitalen Tools sollte geprüft werden, ob es diesen Empfehlungen entspricht (viele Hersteller orientieren sich daran).

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und ASR A2.3: Die ArbStättV regelt bauliche und organisatorische Schutzmaßnahmen in Arbeitsstätten. §4 (1) schreibt vor, dass Fluchtwege und Notausgänge in ausreichender Zahl und Breite vorhanden sein und ständig freigehalten werden müssen. Zudem verlangt §4 (4) ArbStättV einen Aushang von Flucht- und Rettungsplänen, sofern Lage, Ausdehnung und Art der Nutzung dies erfordern (typischerweise in größeren oder unübersichtlichen Gebäuden). Digitale Evakuierungstools ergänzen hier die statischen Aushänge durch dynamische Informationen – sie müssen aber konsistent mit den Plänen sein. D.h. die in der App hinterlegten Grundrisse oder Evakuierungsrouten müssen den offiziell ausgehängten Plänen entsprechen. Die Technische Regel ASR A2.3 „Fluchtwege und Notausgänge, Flucht- und Rettungsplan“ (Neufassung 2022/2024) konkretisiert die ArbStättV und enthält einige indirekt für digitale Tools relevante Punkte. So definiert sie Evakuierung als organisierte Maßnahme, die ein unverzügliches Verlassen des Gebäudes ins Freie oder in gesicherten Bereich beinhaltet. In Abschnitt 11 verlangt die ASR A2.3, dass auf Grundlage der Flucht- und Rettungspläne regelmäßige Evakuierungsübungen durchzuführen sind. Dabei soll mindestens überprüft werden, ob “die Alarmierung zu jeder Zeit unverzüglich ausgelöst werden kann” und “die Alarmierung die anwesenden Personen erreicht” – exakt diese Kriterien lassen sich mit digitalen Alarmierungssystemen sehr gut erfüllen und evaluieren (z. B. zeitgestempelte Logs zeigen, dass ein Alarm tatsächlich alle erreicht hat). Die ASR A2.3 empfiehlt einen Übungsrhythmus von 2–5 Jahren; mittels Apps könnte man sogar häufiger und mit weniger Aufwand üben, da z.B. ein stiller Probealarm durchgeführt werden kann ohne den ganzen Betrieb lahmzulegen. Neu eingeführt in ASR A2.3 (2024) ist der Begriff “dynamisches optisches Sicherheitsleitsystem” – gemeint sind elektronische Leitsysteme, die im Notfall z.B. mit grünen Pfeilen den Fluchtweg anzeigen und je nach Gefahrenort angepasst werden können. Solche Systeme könnte man in Zukunft mit Evakuierungsapps koppeln: etwa dass die App Informationen an die Leitsysteme sendet, welcher Weg frei ist. In Deutschland gibt es schon jetzt Gebäude, die dynamische Fluchtwegsteuerungen haben (etwa in Flughäfen) – hier muss jede digitale Alarmierungslösung kompatibel sein bzw. die parallele Steuerung ermöglichen.

• Datenschutz (DSGVO) und IT-Sicherheit: Bei digitalen Anwendungen sind personenbezogene Daten im Spiel – mindestens die Namen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen der Mitarbeiter, oft auch Standortdaten. Daher greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig erfolgt (meist über Art. 6(1)(f) DSGVO – berechtigtes Interesse am Schutz der Beschäftigten, kombiniert mit § 26 BDSG) und dass angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden. Praktisch bedeutet dies, dass man mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung schließen sollte, der Serverstandort, Verschlüsselung, Zugriffsschutz etc. regelt. Die meisten etablierten Anbieter werben mit DSGVO-Konformität – z. B. betreibt MultiBel seine Cloud ausschließlich innerhalb der EU, verzichtet auf unnötige Datenerhebungen und ist ISO 27001 zertifiziert. Dennoch muss der Arbeitgeber intern transparenzpflichten erfüllen: Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche Daten im Notfallmanagement-System gespeichert sind (z. B. die private Handynummer für Alarm-SMS) und wofür. Von Vorteil sind Systeme, die Privacy-by-Design implementieren – z. B. Everbridge verspricht, Standorte von Mitarbeitern zu überwachen, ohne ihre Privatsphäre zu verletzen, indem nur dienstliche Datenquellen genutzt und keine Dauerüberwachung per GPS erfolgt. Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) hat in seinem Standard 200-4 “Notfallmanagement” betont, dass Informationssicherheit und Notfallplanung Hand in Hand gehen müssen. Daher sollte ein digitales Evakuierungstool immer auch auf IT-Sicherheitsaspekte geprüft werden: Sind die Kommunikationswege verschlüsselt? Wie erfolgt die Authentifizierung der Nutzer (idealerweise MFA – Multi-Faktor-Authentisierung – insbesondere für Administratoren)? Gibt es ein Rollen- und Berechtigungskonzept (damit nicht jeder beliebig Alarme auslösen kann)? Und schließlich: Wo liegen die Server und gibt es Backups? – Die meisten der in Deutschland genutzten Systeme haben hier hohe Standards, was durch Zertifikate (ISO 27001, SOC2 etc.) untermauert ist.

• Sonstige Regelwerke und Empfehlungen: Neben den oben genannten sind branchenspezifische Vorschriften zu beachten, z. B. Krankenhausrecht (die Bundesländer machen Vorgaben zur Krankenhausalarm- und Einsatzplanung, oft in Anlehnung an Empfehlungen des BBK) oder Sonderbauvorschriften für Versammlungsstätten, Hochhäuser etc., die teils zusätzliche Anforderungen an Alarmierungsanlagen stellen. Zudem existieren Normen und Richtlinien wie VDI 4062 „Evakuierung von Personen im Gefahrenfall“ oder die DIN VDE 0833-4 (Brandalarmierung), die Einfluss haben. Ein Facility Manager sollte mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und dem Brandschutzbeauftragten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das digitale System diese Normen einhalten kann. Beispielsweise verlangt die VDE-Norm für Sprachalamierungsanlagen eine bestimmte Redundanz und Batteriepufferung – wenn man so etwas durch eine App ersetzen oder ergänzen will, muss man sicherstellen, dass etwa Smartphones nicht alle gleichzeitig ausfallen (hier kommt wieder Multi-Channel ins Spiel, oder die Kopplung mit stationären Alarmgebern). Das BBK (Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe) veröffentlicht regelmäßig Leitfäden für Betriebe, z.B. zur Notfallvorsorge. Darin wird u.a. empfohlen, Warn-Apps wie NINA zu nutzen, um behördliche Gefahreninformationen zu erhalten. Eine Best Practice könnte sein, das interne Evakuierungstool mit solchen offiziellen Infos zu verknüpfen – etwa indem ein Unternehmen bei der Feuerwehrleitstelle hinterlegt, dass im Alarmfall die Firmen-Evakuierungsapp parallel aktiviert wird, oder indem die Sicherheitszentrale Warnmeldungen (Unwetter, Großbrand in Umgebung) aus NINA beobachtet und ggf. vorbereitende Maßnahmen in der App triggert.

In Summe bieten digitale Tools viele Möglichkeiten, die gesetzlichen Vorgaben leichter zu erfüllen – sie garantieren aber nicht per se Rechtssicherheit. Es kommt darauf an, dass sie regelkonform konfiguriert werden (z. B. regelmäßig getestet, Daten gelöscht wenn nicht mehr nötig, etc.). Richtig eingesetzt, können sie sogar über die Anforderungen hinausgehen und ein plus an Sicherheit schaffen, was vom Gesetzgeber durchaus begrüßt wird (so erwähnen z.B. offizielle Stellen wie die DGUV die Nutzung moderner Alarmierungstechnik positiv in ihren Informationsschriften). Für den rechtssicheren Betrieb sollte stets auch der Betriebsrat bzw. Personalrat einbezogen werden, gerade wenn Mitarbeiterdaten und Überwachung (Standortermittlung) im Spiel sind – hier sind Dienstvereinbarungen oft sinnvoll.

• Akzeptanz und Schulung: Eine neue Technologie im Notfallmanagement einzuführen, bedarf Überzeugungsarbeit. Mitarbeiter könnten anfangs skeptisch sein („Warum brauchen wir eine App? Wir haben doch den Alarmgong.“). Ohne ausreichende Einweisung besteht die Gefahr, dass im Ernstfall nicht alle richtig mit dem Tool umgehen können. Beispiel: Wird der Alarmton der App ignoriert, weil man ihn nicht erkennt, oder wissen Evakuierungshelfer nicht, wie sie ihren Bereich als geräumt melden, geht der Vorteil verloren. Lösung: Frühzeitig informieren, den Nutzen klar kommunizieren (schnellere Rettung, erhöhtes Sicherheitsgefühl) und regelmäßige Schulungen anbieten. Praktische Übungen und Drill-Szenarien in der App erhöhen die Vertrautheit – so werden Fehler gemacht, wenn es nicht brennt, und beim echten Alarm klappt alles reibungsloser. Außerdem hilft es, Erfolgsgeschichten zu teilen (z. B. “Letzte Woche hat unsere Probeevakuierung mit App 2 Minuten weniger gedauert als die letzte ohne App”).

• Technische Zuverlässigkeit: So vorteilhaft Smartphones sind – sie bringen Unwägbarkeiten. Was, wenn das Mobilfunknetz überlastet ist? Was, wenn der Akku leer ist oder kein WLAN in der hintersten Ecke? Digitale Systeme können ausfallen oder Fehlalarme senden (z. B. durch Bedienfehler). Lösung: Auf Redundanz und Multi-Channel setzen. Gute Systeme versenden z.B. sowohl Push-Nachricht als auch SMS und Anruf, um alle Endgeräte zu erreichen. Außerdem sollte es analoge Rückfallebenen geben: etwa eine Handsirene oder Durchsage als Backup, falls die Technik versagt. Best Practice ist es, kritische Funktionen doppelt abzusichern – z. B. Alarmierung übers Smartphone und zusätzlich die bestehende Hausalarm-Anlage weiterbetreiben. Für Stromausfälle sollten USV (Notstrom) für WLAN/APs und Server vorhanden sein. Wichtig ist auch, das System nicht “still” im Kämmerchen laufen zu lassen, sondern kontinuierlich zu überwachen – viele Anbieter haben Monitoring oder Watchdog-Funktionen. Auf Kundenseite sollte jemand benannt sein (z. B. Sicherheitsbeauftragter oder IT-Admin), der die Systemgesundheit beobachtet und im Zweifel Support kontaktiert. Regelmäßige Probealarme dienen ebenfalls dazu, die technischen Abläufe zu testen.

• Datenpflege und Datenschutz: Ein oft genanntes Problem ist das “Veralten” von Kontaktdaten. Wenn Mitarbeiter wechseln oder Telefonnummern sich ändern, muss das ins System eingepflegt werden, sonst verpufft der Alarm ins Leere. Ebenso kann das Management von Besucher- oder Fremdfirmen-Daten herausfordernd sein, wenn viele temporär Anwesende da sind. Lösung: Prozess etablieren, der Daten aktuell hält – idealerweise automatisiert (Sync mit HR-Datenbank oder Active Directory). Besucher können z.B. via QR-Code beim Check-in direkt ins Evakuierungssystem aufgenommen und beim Auschecken gelöscht werden. Datenschutzrechtlich sollten so wenig Daten wie nötig gespeichert werden (Datenminimierung). Mitarbeiter sollten informiert sein, dass ihre Notfallkontakte genutzt werden. Einwände können durch transparente Kommunikation und Einbindung des Betriebsrats ausgeräumt werden. Außerdem ist es ratsam, die Zustimmung der Beschäftigten einzuholen, insbesondere wenn private Handys genutzt werden für Alarm-Apps (man kann dies zwar auch dienstlich anordnen, aber Akzeptanz ist höher, wenn Einwilligung vorliegt). Schließlich ist die IT-Sicherheit der Anwendung selbst eine Herausforderung: Cyberangriffe könnten versuchen, das Notfallsystem zu sabotieren. Hier ist ein umfangreiches Sicherheitskonzept des Anbieters entscheidend (Stichworte: Verschlüsselung, Zugriffsschutz, keine offenen Standard-Passwörter, Security Updates). Unternehmen sollten nachfragen, ob der Anbieter Penetrationstests durchführt und wie er vor Malware geschützt ist. Ein Hack des Evakuierungssystems könnte fatale Folgen haben (z. B. Falschalarm auslösen oder echten Alarm blockieren) – dessen muss man sich bewusst sein und Vorkehrungen treffen (z. B. strenge Adminrechte, 2-Faktor-Login).

• Organisatorische Einbindung: Digitalisierung verändert Abläufe. Es kann passieren, dass Verantwortlichkeiten unklar werden (“Ruft jetzt die App die Feuerwehr oder der Sicherheitsdienst?”). Ohne klare Regeln besteht Chaosgefahr – z.B. könnten zu viele Personen Alarm auslösen oder umgekehrt niemand fühlt sich zuständig, den digitalen Knopf zu drücken. Lösung: Klar definierte Prozesse festlegen, wer was tut. Im Alarmplan sollte genau stehen, wer den Alarm initiiert (und wer Backup ist). Auch die Rollen in der Software müssen verteilt werden: Wer darf administrieren, wer darf Evakuierungen auslösen, wer liest hinterher die Berichte aus? Diese Punkte sollten in Dienstanweisungen fixiert werden. Bei der Umsetzung hilft es, früh alle Stakeholder einzubeziehen – Geschäftsleitung, Arbeitsschutz, IT, Datenschutz, Betriebsrat, Feuerwehr etc. So entsteht ein gemeinsames Verständnis. Eine Checkliste von Brandschutzdozenten nennt häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt, darunter unzureichende Kommunikation, fehlende Einbindung aller Beteiligten und fehlende Nachbereitung. Dem kann man vorbeugen, indem man abteilungsübergreifend kommuniziert (z.B. Infoveranstaltungen zum neuen Alarmierungssystem) und nach jedem Ernst- oder Übungsfall ein Debriefing macht, in dem alle Feedback geben können.

• Top-Management Support: Die Führung muss hinter der Einführung stehen und Ressourcen bereitstellen (für Schulungen, Technik, Updates). Sicherheit sollte als Unternehmensziel verankert sein, damit die Nutzung des Tools Priorität hat und nicht im Tagesgeschäft untergeht.

• Regelmäßige Übungen & Refreshers: Mindestens jährlich sollte ein Probealarm mit dem digitalen System erfolgen, um Mitarbeiter routiniert zu halten. Auch neue Mitarbeiter benötigen zeitnah eine Einweisung. Evakuierungshelfer sollten halbjährlich einen kurzen App-Drill machen, damit sie im Ernstfall souverän handeln.

• Multi-Channel nutzen: Nie auf nur einen Kommunikationskanal verlassen. Selbst wenn die App zentral steht, immer Alternativen parallel laufen lassen (SMS, Durchsage etc.) – viele Kanäle erhöhen die Wahrscheinlichkeit, alle zu erreichen. Außerdem verschiedene Sinne ansprechen (optisch, akustisch), inkl. barrierefreien Optionen.

• Einfachheit bewahren: In der Krise zählt Übersicht. Deshalb die digitalen Systeme so konfigurieren, dass sie leicht bedienbar sind – z. B. vordefinierte Buttons für die 3–5 wichtigsten Alarme (Feuer, medizinischer Notfall, Bombendrohung, etc.) statt komplexer Menüsuche. Ebenso sollten die Nachrichten prägnant sein. Vorlagen hierfür können vorbereitet und getestet werden.

• Nachhaltung und Verbesserung: Nach jedem Alarm (Probe oder echt) das Protokoll auswerten: Wo gab es Verzögerungen? Wer hat nicht reagiert? Wurden technische Probleme sichtbar? Dann Maßnahmen ergreifen (Daten korrigieren, Funklöcher schließen, Mitarbeiter gezielt nachschulen). Diese lernende Feedback-Kultur stellt sicher, dass das System mit der Organisation “mitwächst” und immer besser wird.

• Ergonomie und Stress testen: In Übungen auch mal unangekündigte Alarme auslösen (sofern zulässig), um echte Reaktionen zu sehen. Verschiedene Szenarien durchspielen (Brand vs. Amok – die App kann beides, aber das Verhalten ist anders). Das System sollte auch auf Stress getestet werden: z.B. was passiert, wenn hunderte gleichzeitig die Evakuierungsliste aktualisieren – hält das System stand? Anbieter können hier mit Stresstests beauftragt werden.

• Netzwerk der Nutzer: Ein Tipp ist, sich mit anderen Firmen/Einrichtungen auszutauschen, die das gleiche Tool nutzen. Viele Anbieter haben User Groups oder Foren. Dort erfährt man praktische Tipps, wie man z.B. die Anwesenheitserfassung optimal nutzt oder welche neuen Features geplant sind.

Letztlich ist die Implementierung digitaler Evakuierungstools ein Change-Management-Prozess: Mensch, Technik und Organisation müssen zusammen harmonieren. Wenn dies gelingt, bieten diese Tools einen unschätzbaren Mehrwert: Sie können Leben retten, indem sie im Notfall jede Sekunde nutzen, Übersicht ins Chaos bringen und danach helfen, aus Erfahrungen zu lernen. In einer Welt, in der Digitalisierung alle Bereiche durchdringt, ist es nur folgerichtig, auch das Notfall- und Evakuierungsmanagement intelligent zu vernetzen – unter Beachtung deutscher Gründlichkeit in Sachen Sicherheit und Datenschutz. Die hier vorgestellten Werkzeuge und Methoden zeigen, dass Deutschland auf dem Weg ist, Evakuierungen durch digitale Innovationen sicherer und effizienter zu machen.