Timeline zum Evakuierungsmanagement bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zum Evakuierungsmanagement bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zum Evakuierungsmanagement im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Planung, Abstimmung und Umsetzung aller organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zur sicheren Räumung des neuen Standorts im Notfall. Sie stellt sicher, dass Flucht- und Rettungswege, Notfallpläne, Schulungen und Alarmierungssysteme rechtzeitig verfügbar und wirksam sind – angepasst an die neuen Gebäudestrukturen und Nutzungsbedingungen.
Evakuierungsmanagement bei Standortverlagerungen
Digitales und Zertifiziertes Evakuierungsmanagement – Rechtssicherheit, Effizienz & Optimale Steuerung der Evakuierungshelfer
Zeitraum: April 2025 – Januar 2027
Ziel: Implementierung eines rechtssicheren, digitalen und effizienten Evakuierungsmanagements gemäß Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR A2.3), DGUV-Vorschriften sowie brandschutzrechtlicher Vorgaben zur Sicherstellung der Betriebssicherheit, Minimierung von Risiken und optimalen Steuerung der Evakuierungshelfer.
Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027)
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April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, Arbeitssicherheit, Brandschutzbeauftragte, IT, Geschäftsleitung
-Definition der Zielsystematik: rechtssicher, digital, effizient, mit rollenspezifischer Steuerung
-Abgleich mit gesetzlichen Vorgaben (z. B. ArbStättV, ASR A2.3, DGUV Vorschrift 1) und ESG-Kriterien
-Entscheidung zu Verantwortlichkeiten: Evakuierungshelfer, Koordinatoren, Sicherheitsdienst
-Festlegung der Integrationsstrategie mit Brandschutz, Zutritt, Gebäudeautomation und CAFM
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Mai 2025: Start der Mitbestimmung
Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit der Sicherheitsorganisation, dem Evakuierungsbeauftragten und dem Betriebsrat
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Juni – Juli 2025: Entwicklung eines strukturierten Evakuierungskonzepts
Verantwortlich: Facility Management, Sicherheitsfachkräfte, externe Berater
-Erhebung aktueller Flucht- und Rettungswege, Räumungszeiten, Rollenverteilung
-Analyse bestehender Alarmierungs-, Dokumentations- und Kommunikationsprozesse
-Entwicklung eines digitalen Evakuierungskonzepts inkl. Zonen, Verantwortlichen und Notfallszenarien
-Abstimmung mit Digitalstrategie, Zutrittskonzepten und Nutzerstruktur
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Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Recht, Arbeitssicherheit
-Erstellung technischer Anforderungen: cloudbasierte Steuerung, Personenlisten, Echtzeitstatus
-Definition von KPIs: Evakuierungszeit, Rückmeldequote, Systemverfügbarkeit, Protokollierungsqualität
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Soft- und Hardwarelösungen sowie Schulungspartner
-Auswahl zertifizierter Dienstleister für Evakuierungssysteme und Notfallmanagement
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September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
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Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Systemintegration (Pilotvorbereitung)
Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Arbeitssicherheit
-Integration des digitalen Evakuierungssystems in bestehende Infrastrukturen (z. B. Zutritt, Personallisten, Sensorik)
-Testbetrieb mit Echtzeit-Rückmeldungen, Meldesystem, Checklisten für Evakuierungshelfer
-Datenflussprüfung in CAFM, GLT und Kommunikationssysteme
-DSGVO-konforme Verwaltung von personenbezogenen Daten (z. B. Anwesenheit, Zuständigkeit, Sonderrollen)
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März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Objektleitung, Sicherheitsdienst, Personalentwicklung, IT
-Durchführung von digitalen Probe-Evakuierungen im Neubau oder Bestand
-Schulung aller Evakuierungshelfer, Koordinatoren und interner Schnittstellen
-Auswertung von Zeitdaten, Rückmeldungen, Eskalationsketten
-Anpassung der Rollenlogik, Zonensteuerung und Informationsflüsse
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Juni – Juli 2026: Rollout und Betriebsübergabe
Verantwortlich: Facility Management, Arbeitssicherheit, Qualitätsmanagement
-Vollständige Inbetriebnahme des digitalen Evakuierungsmanagements
-Testläufe, Validierung von KPIs, Abnahme der Systemperformance
-Etablierung des Regelbetriebs mit jährlicher Wiederholung und Dokumentation
-Einführung eines standardisierten Reporting- und Eskalationsverfahrens
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August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Datenschutz
-Auswertung der Systemnutzung, Beteiligung, Rückmeldegeschwindigkeit
-Optimierung von Alarmierungskanälen, Datenquellen, Schulungskonzepten
-Dokumentation der Lessons Learned und Best-Practice-Empfehlungen
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September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
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Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Übergabe des Systems für digitales Evakuierungsmanagement im Neubau
-Kommunikation an alle Stakeholder (intern, extern, Behörden)
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Integration des Systems in Gesamtstrategie für Arbeitsschutz, Sicherheit und Digitalisierung
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Laufender Betrieb des digitalen Evakuierungsmanagements (beide Gebäude)
Verantwortlich: Facility Management, Sicherheits- und Notfallteams
-Ein zertifiziertes digitales Evakuierungsmanagement gewährleistet Rechtssicherheit und organisatorische Handlungsfähigkeit
-Regelmäßige Updates der Rollen, Personendaten und Zuständigkeiten
-Protokollierte Übungen, Schulungen und Systemtests
-Auswertung aller Meldungen, Rückmeldungen und Evakuierungskennzahlen
-Kontinuierliche Systempflege, Schnittstellenanpassung und Awareness-Arbeit
