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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Beratung beim Evakuierungskonzept, Ausschreibung von Nutzereinbauten und Begleitung von Evakuierungsübungen, sowie Fachberatung

Facility Management: Evakuierungen » Strategie » Planung, Bau und Betrieb » Ausschreibung für Beratung

Ausschreibung zur Beratung beim Evakuierungskonzept, Unterstützung bei der Ausschreibung von Nutzereinbauten für Evakuierungszwecke sowie Begleitung von Evakuierungsübungen und Fachberatung

Ausschreibung zur Beratung beim Evakuierungskonzept, Unterstützung bei der Ausschreibung von Nutzereinbauten für Evakuierungszwecke sowie Begleitung von Evakuierungsübungen und Fachberatung

Mit einer Ausschreibung für Beratung beim Evakuierungskonzept, Unterstützung bei der Ausschreibung von Nutzereinbauten und Begleitung von Evakuierungsübungen sowie Fachberatung wird eine umfassende und professionelle Lösung geschaffen, um Evakuierungsabläufe zu optimieren und sicherzustellen, baulich-technische Maßnahmen (Fluchttreppen, Brandschutztüren, Beschilderungen) korrekt zu definieren und ausschreiben zu können, Übungen methodisch und realistisch durchzuführen, Rechtliche Normen (ArbStättV, Landesbauordnung, DGUV, VStättVO) einzuhaltenund den laufenden Brandschutz / Sicherheitsstandard im Gebäude zu gewährleisten.

Ausschreibungsunterlagen enthalten Leistungsbeschreibung (Konzept-Erstellung/-Aktualisierung, Nutzereinbau-Ausschreibung, Evakuierungsübungen, Fachberatung), Formblätter (Preis, Eignung, Referenzen im Evakuierungs- und Brandschutzbereich), Vertragsentwurf (Dienstvertrag, SLA, Eskalationswege, Datenschutz) und Zeitplan (Starttermin, Meilensteine, Abschluss Evakuierungskonzept, Übungsperioden).

So erhält der Auftraggeber eine qualifizierte Externe Expertise, die das vorhandene Sicherheits- und Brandschutzmanagement ergänzt, Abläufe professionalisiert, Rechts- und Versicherungsanforderungen erfüllt und dazu beiträgt, Personen im Ernstfall schnell und wirksam zu schützen.

Zielsetzung

In Gebäuden mit erhöhtem Sicherheits- oder Brandrisiko (z. B. Verwaltungsbauten, Industrieanlagen, Veranstaltungsstätten) ist ein Evakuierungskonzept von großer Bedeutung.

Dieses umfasst:

  • Planung von Fluchtwegen, Treppen, Sammelplätzen,

  • Nutzereinbauten (z. B. Fluchttreppen, Brandschutztüren, Alarmierungstechnik) und

  • operative Abläufe (Evakuierungsübungen, Alarmpläne, Durchsagen).

Ausschreibung

Eine neue Ausschreibung für externe Beratung zielt darauf ab, Fachkompetenz in das Thema Evakuierung einzubringen, die Nutzerausbauten (z. B. bauliche Ergänzungen für Evakuierungswege) korrekt zu definieren und Übungen professionell durchzuführen.

Beratung zum Evakuierungskonzept

  • Aufnahme der Gebäudestruktur (Flucht- und Rettungspläne, Brandschutzkonzept, Raumaufteilung).

  • Analyse vorhandener Notausgänge, Sammelstellen, Alarmierungswege.

  • Erarbeitung/Anpassung eines Evakuierungskonzepts (Wegeführung, Evakuierungszeiten, Personenanforderungen).

Unterstützung bei der Ausschreibung von Nutzereinbauten

  • Formulierung von Leistungsbeschreibungen für bauliche / technische Einbauten (Fluchttreppen, Notbeleuchtung, Beschilderung, Brandschutztüren).

  • Prüfung der technischen Normen (DIN, VDE, Landesbauordnungen, ggf. VStättVO), Koordination mit Brandschutzplanern.

  • Erstellung oder Anpassung vorhandener Ausschreibungsunterlagen (Mengen, Materialien, Spezifikationen).

Begleitung von Evakuierungsübungen

  • Planung von Probeevakuierungen (Szenarien, Alarmierungsablauf, Zeitplan).

  • Koordination mit internen Stellen (Sicherheitsdienst, Haustechnik, Beschäftigte).

  • Auswertung (z. B. Evakuierungszeit, Schwachstellen), Dokumentation und Verbesserungsmaßnahmen.

Fachberatung

  • Laufende Ansprechstelle für alle Fragen zum Evakuierungsablauf, Brandschutz, Sicherheitsvorschriften.

  • Unterstützung bei Behördenkontakten (Feuerwehr, Bauordnungsamt), ggf. Erfordernis zusätzlicher baulicher Maßnahmen.

  • Optional: Schulung interner Brandschutz- und Evakuierungshelfer (Erste-Hilfe, Löschübungen, Rollenspiele).

Rechtlicher und normativer Rahmen

  • Landesbauordnungen (LBO) und Sonderbauverordnungen (z. B. VStättVO bei Versammlungsstätten): Anforderungen an Fluchtwegebreiten, Zahl und Lage von Treppenhäusern, Brandschutztüren etc.

  • Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und Technische Regeln (z. B. ASR A2.3, Fluchtwege und Notausgänge): Vorgaben zur Länge von Fluchtwegen, Kennzeichnung von Rettungswegen, Sicherheitsbeleuchtung.

  • DGUV-Vorschriften: Unfallverhütungsvorschriften, z. B. DGUV Vorschrift 1, Brandschutz, Flucht- und Rettungsmaßnahmen.

  • Brandschutzkonzepte: Lokale Feuerwehr- oder Bauordnungsbehörden können besondere Anforderungen stellen (z. B. Brandmeldeanlagen, Evakuierungssprechanlagen, Notfallpläne).

Anschreiben / Projektinfo

  • Ziel: „Beratung und Unterstützung beim Evakuierungskonzept, Nutzerausbauten und Evakuierungsübungen“.

  • Zeitplan, Ansprechpartner, Fristen für Bieterfragen, Angebotsabgabe.

Projektbeschreibung

  • Grunddaten zum Gebäude(komplex): Nutzung (Büro, Industrie, Versammlungsstätte), Geschosszahl, Personenkapazität.

  • Aktueller Stand: vorhandenes Brandschutzkonzept? vorhandene Evakuierungspläne? Schulungen?

Leistungsbeschreibung

  • Beratung: Analyse der Gebäudepläne, Fluchtwege, Alarmierung, Erstellung/Anpassung Evakuierungskonzept.

  • Nutzereinbauten-Ausschreibung: Formulierung der Leistungsbeschreibung für Fluchttreppen, Beschilderung, Alarmsirenen, Notbeleuchtung etc.

  • Begleitung Evakuierungsübungen: Planung, Durchführung, Auswertung, Dokumentation.

  • Fachberatung: z. B. Schulungen, Unterstützung bei Behördenterminen, Review von Brandschutzdokumenten.

Formblätter

  • Kalkulationsschema: Pauschale vs. Stundenverrechnungssatz, Separate Positionen (Beratung Evakuierungskonzept, Unterstützung Ausschreibung Nutzereinbauten, Übungsbegleitung).

  • Eignungsnachweise: Referenzen in Evakuierungs-/Brandschutzberatung, Qualifikationen (z. B. Brandschutzbeauftragter, Ingenieur, Fachplaner Brandschutz), ggf. VdS-Zertifikate.

Vertragsentwurf

  • Dienst- oder Werkvertrag? Meist Dienstvertrag mit definierten Servicelevels.

  • Laufzeit: z. B. 1–2 Jahre Projektphase plus Option (bei fortlaufender Beratung?).

  • Eskalationswege, Haftung, Datenschutz (ggf. DSGVO bei Sicherheits- und Personaldaten), Vertraulichkeitsvereinbarung.

Zeitplan

  • Bieterfragen, Submission, geplante Vergabe, Start der Beratungsleistung, Meilensteine (Evakuierungskonzept-Fertigstellung, Übungen).

  • Abstimmung mit möglichen Baumaßnahmen für Nutzereinbauten.

Anlagen

  • Gebäudepläne, Grundrisse, Brandschutzkonzept (falls existiert), Personenkapazität / Schichtmodelle.

  • Ggf. aktuelle Fluchtwegpläne, Statistiken über aktuelle Alarm- oder Störfälle.

Vergabeart

  • Öffentliche Auftraggeber: Bei Dienstleistung ggf. UVgO / VOL/A. Ab Schwellenwert EU-weites Verfahren.

  • Privat: Freie Gestaltung, Verhandlung.

Bewertungskriterien

  • Preis: Stunden- oder Pauschalsätze für Beratungs- und Planungsleistungen, Übungsdurchführung, Reisespesen.

  • Qualität: Referenzen (evtl. Belege für Evakuierungsprojekte in ähnlichen Objekten), Fachqualifikationen, Teamgröße.

  • Methodik: Wie wird Evakuierungskonzept entwickelt? Wie werden Übungen konzipiert?

  • Service: Reaktionszeiten, Verfügbarkeit für Ad-hoc-Einsätze, Umgang mit Änderungen.

Angebotsprüfung

  • Formale Vollständigkeit, Plausibilität des Konzeptes, z. B. beispielhafte Evakuierungsübung-Plan.

  • Ggf. Bietergespräche oder Präsentationen (Erfahrung in ähnlichen Branchen, Fallbeispiele).

Zuschlag und Vertragsabschluss

  • Bekanntgabe der Vergabeentscheidung, Vertragsunterzeichnung, Übergabe wichtiger Unterlagen an den Dienstleister (Gebäudepläne, Kontaktlisten etc.).

  • Festlegung Meilensteine (Erstellung Evakuierungskonzept, Ausschreibung Nutzereinbauten, Übungsphase).

Analyse- und Konzeptionsphase

  • Dienstleister sichtet vorhandene Dokumente (Brandschutzkonzept, Fluchtpläne), führt ggf. Ortstermine durch.

  • Erarbeitung/Aktualisierung eines Evakuierungsplans (Ziel: Realistische Evakuierungszeiten, Sammelplatzlogik).

Unterstützung bei Ausschreibung Nutzereinbauten

  • Erstellung / Anpassung von Leistungsbeschreibungen für Fluchttreppen, Brandschutztüren, Beschilderungen.

  • Unterstützung beim Vergabeprozess (Preisvergleich, Qualität, Normencheck).

Evakuierungsübungen

  • Konzeption eines oder mehrerer Szenarien (z. B. Brand in Keller, Feueralarm Auslösung, Reaktion der Mitarbeiter).

  • Absprache mit internen Sicherheitsverantwortlichen, ggf. Feuerwehr.

  • Begleitung vor Ort, Zeitmessung, Beobachtung Engpässe, Dokumentation + Auswertung.

Fachberatung (laufend)

  • Ansprechstelle für Fragen zu Alarmplänen, Notfallkommunikation, organisatorischen Veränderungen (z. B. Umbau).

  • Schulung von Evakuierungs- und Brandschutzhelfern, Organisation von Nachschulungen.

Abschluss / Übergabe

  • Finaler Bericht: Evakuierungskonzept (aktuell), Dokumentation der Übungen, Hinweise für weitere Verbesserungen.

  • Ggf. fortlaufender Servicevertrag für jährliche Übung, Aktualisierung bei Umbauten oder Personaländerungen.

Regelmäßige Übungen

  • Empfohlen 1 Evakuierungsübunge pro Jahr, ggf. Teilübungen (z. B. pro Etage).

  • Dokumentation nach DGUV- und Brandschutzvorgaben, Vorbildfunktionen für Arbeitsschutz.

Integration in FM-Prozesse

  • Evakuierungskonzept in Facility Management-Software (z. B. CAFM oder BMS).

  • Automatische Updates der Fluchtwegpläne bei Raumänderungen, Umbauten.

Nachhaltige Verbesserungen

  • Analyse aus den Übungen: Engpässe (Treppen, Sammelpunkte zu klein?), Nachjustierung Nutzereinbauten (zusätzliche Türantriebe, Feuerwehrpläne).

  • Schulungen bei Personalwechsel, Induktionsprogramme für neue Mitarbeiter.

Zukunftsorientierte Technologien

  • z. B. Digitale Fluchtwegpanels, Apps, Beacons für Evakuierung, IoT-Sensoren zur Personendetektion.

  • Externer Berater kann neue Trends evaluieren und einführen.